In 2019 is de administratie van het Samenwerkingsverband begonnen met het uitrollen van de digitale urenverantwoording. Nu, 3 jaar later, zijn alle 7 Samenwerkingsverbanden aangesloten op Cleverdesk. Voor de leerlingen en voor de leerbedrijven betekent Cleverdesk een nieuwe manier voor het aanleveren en controleren van de uren. Het is goed om te zien dat het merendeel van de gebruikers hun weg hierin hebben gevonden.
Hoe gaat de digitale urenverantwoording in zijn werk?
Stap 1: leerlingen
Dagelijks of wekelijks dient de leerling zijn of haar gemaakte uren in, dit kan in de CleverApp of op de website van Cleverdesk.
Stap 2: administratie
Zodra de administratie van de Samenwerkingsverbanden ziet dat een week volledig is ingevoerd, worden de werkuren doorgezet naar het leerbedrijf.
Stap 3: leerbedrijven
Ziodra er uren klaar staan in het dashboard om gecontroleerd te worden ontvangen de leerbedrijven een e-mail. In het dashboard is per week te zien hoeveel uur een leerling per dag heeft gewerkt en kan er daar waar nodig aangeven worden of er een correctie dient plaats te vinden op de ingediende werkuren. De correctie vindt nog plaats voordat er een factuur wordt opgemaakt, dit voorkomt dat er onjuist ingediende uren worden gefactureerd en een leerling een onjuist salaris ontvangt.
Wij raden dan ook aan om, zodra de e-mail wordt ontvangen, even de tijd te nemen om naar de ingediende uren te kijken. Wij sporen de leerlingen aan om wekelijks hun uren in te dienen, en willen de leerbedrijven graag vragen tijdig, en dus wekelijks, de uren te controleren.
Mochten er op het moment dat de salarissen worden uitbetaald nog uren openstaan om gecontroleerd te worden, dan behoudt de administratie zich het recht voor om dit voor het leerbedrijf te doen, zodat het salaris op tijd overgemaakt kan worden aan de desbetreffende leerling en vervolgens de factuur kan worden opgemaakt.
Mocht het zo zijn dat de e-mail niet naar de juiste persoon binnen uw organisatie wordt verzonden, dan kunt u dit doorgeven aan de administratie van het Samenwerkingsverband, wij zullen dan de gebruikersgegevens aanpassen in ons systeem. We zijn bereikbaar op 023-5158817 of per email op administratieswv@cbm.nl
Historie terugzien
Vanuit de leerbedrijven hebben wij sinds de overstap op de digitale urenverantwoording veel verzoeken gekregen om historie te kunnen inzien van de reeds gecontroleerde uren, omdat deze uit het dashboard verdwijnen nadat ze zijn geaccordeerd. Deze vraag hebben wij uitgezet naar de ontwikkelaars en inmiddels is dit mogelijk.
Op de onderstaande afbeelding wordt aangegeven waar je dit in het dashboard van Cleverdesk kunt vinden:
Zie het licht gekleurde groene vakje linksonder.
Selecteer dan de periode die je wilt inzien, klik op opslaan en dan op tonen.